Chào bạn, trong thế giới logistics hiện đại, việc quản lý vận tải hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management System – TMS) đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp các doanh nghiệp giải quyết những thách thức phức tạp trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Vậy, hệ thống TMS là gì và cách sử dụng nó như thế nào? Hãy cùng chúng tôi khám phá chi tiết trong bài viết này nhé!
1. Hệ thống quản lý vận tải (TMS) là gì? Định nghĩa và vai trò
Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management System – TMS) là một nền tảng phần mềm được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động vận tải hàng hóa của doanh nghiệp. Theo Wikipedia, TMS thường “nằm” giữa hệ thống quản lý đơn hàng và hệ thống quản lý kho, đóng vai trò trung gian kết nối và điều phối các quy trình liên quan đến vận chuyển.
TMS giúp doanh nghiệp:
- Lập kế hoạch vận chuyển: Lựa chọn phương thức vận tải, hãng vận chuyển và tuyến đường tối ưu.
- Quản lý đơn hàng: Theo dõi trạng thái đơn hàng, điều phối lịch trình giao nhận.
- Quản lý đội xe: Theo dõi vị trí, tình trạng hoạt động của đội xe.
- Tính toán và quản lý chi phí vận chuyển: Tự động tính toán cước phí, quản lý phụ phí và chiết khấu.
- Theo dõi và giám sát lô hàng: Cập nhật trạng thái vận chuyển theo thời gian thực.
- Phân tích và báo cáo: Cung cấp dữ liệu để đánh giá hiệu suất và đưa ra các quyết định cải tiến.
Nói một cách đơn giản, TMS là một “cánh tay phải” đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện quá trình vận tải, từ khâu lên kế hoạch đến khi hàng hóa được giao đến tay người nhận.
2. Các chức năng chính của hệ thống TMS
Một hệ thống TMS hoàn chỉnh thường tích hợp nhiều chức năng mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp quản lý vận tải một cách hiệu quả:
a. Lập kế hoạch và tối ưu hóa vận chuyển
- Lựa chọn phương thức vận tải: TMS giúp doanh nghiệp so sánh chi phí, thời gian và các yếu tố khác giữa các phương thức vận tải khác nhau (đường bộ, đường biển, đường hàng không, đường sắt) để lựa chọn phương án tối ưu nhất.
- Lựa chọn hãng vận chuyển: Hệ thống cho phép đánh giá và so sánh các hãng vận chuyển dựa trên giá cước, thời gian giao hàng, độ tin cậy và các tiêu chí khác.
- Tối ưu hóa tuyến đường: TMS sử dụng các thuật toán để tìm ra tuyến đường vận chuyển hiệu quả nhất, giảm thiểu quãng đường di chuyển, thời gian giao hàng và chi phí nhiên liệu.
- Lập lịch trình vận chuyển: Hệ thống giúp lên lịch trình giao nhận hàng hóa một cách khoa học, đảm bảo đúng thời gian và tối ưu hóa việc sử dụng phương tiện.
b. Quản lý đơn hàng và lô hàng
- Theo dõi đơn hàng: TMS cho phép theo dõi trạng thái của từng đơn hàng, từ khi được tạo đến khi hoàn thành giao nhận.
- Quản lý lô hàng: Hệ thống giúp quản lý thông tin chi tiết về từng lô hàng, bao gồm số lượng, trọng lượng, kích thước, điểm đi và điểm đến.
- Điều phối giao nhận: TMS hỗ trợ việc điều phối và phân công công việc cho đội xe và tài xế một cách hiệu quả.
c. Quản lý chi phí vận chuyển
- Tính toán cước phí tự động: TMS tự động tính toán cước phí vận chuyển dựa trên các thông số như trọng lượng, kích thước, khoảng cách, loại hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Phaata cũng đề cập đến chức năng này.
- Quản lý phụ phí và chiết khấu: Hệ thống cho phép quản lý các loại phụ phí (phí cầu đường, phí bến bãi…) và các khoản chiết khấu, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc tính toán chi phí.
- Lập và gửi hóa đơn: TMS có thể tự động lập và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
d. Theo dõi và giám sát vận chuyển
- Theo dõi vị trí phương tiện: TMS tích hợp với hệ thống GPS để theo dõi vị trí của đội xe theo thời gian thực.
- Cập nhật trạng thái lô hàng: Hệ thống tự động cập nhật trạng thái của từng lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
- Cảnh báo sự cố: TMS có thể gửi cảnh báo khi phát hiện các sự cố bất thường như chậm trễ, lạc đường…
e. Phân tích và báo cáo
- Tạo báo cáo hiệu suất: TMS cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất vận chuyển, bao gồm thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển, tỷ lệ sử dụng xe…
- Phân tích dữ liệu: Hệ thống cho phép phân tích dữ liệu vận tải để xác định các khu vực cần cải thiện và đưa ra các quyết định tối ưu hóa.
3. Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý vận tải TMS (Tổng quan)
Mặc dù giao diện và tính năng cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào từng phần mềm TMS, quy trình sử dụng cơ bản thường bao gồm các bước sau:
- Đăng nhập vào hệ thống: Sử dụng tài khoản được cấp để truy cập vào phần mềm TMS.
- Nhập dữ liệu đơn hàng: Tạo đơn hàng mới hoặc nhập dữ liệu từ các hệ thống khác (ví dụ: hệ thống quản lý đơn hàng). Thông tin cần nhập thường bao gồm điểm đi, điểm đến, loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước, thời gian giao nhận mong muốn…
- Lập kế hoạch vận chuyển: Hệ thống sẽ gợi ý các phương án vận chuyển tối ưu dựa trên dữ liệu đã nhập và các thiết lập cấu hình. Người dùng có thể xem xét và lựa chọn phương án phù hợp nhất.
- Chọn hãng vận chuyển và ấn định chuyến: Nếu có nhiều hãng vận chuyển, người dùng có thể chọn hãng phù hợp và ấn định chuyến đi cho đơn hàng.
- Theo dõi trạng thái vận chuyển: Trong quá trình vận chuyển, người dùng có thể theo dõi vị trí và trạng thái của lô hàng trên bản đồ hoặc thông qua các cập nhật trạng thái.
- Quản lý chi phí: Hệ thống tự động tính toán và theo dõi chi phí vận chuyển. Người dùng có thể xem các báo cáo chi phí và quản lý thanh toán.
- Phân tích hiệu suất: Sử dụng các báo cáo do hệ thống cung cấp để đánh giá hiệu suất vận chuyển và tìm kiếm các cơ hội cải tiến.
Smartlog cũng đề cập đến việc TMS tích hợp nhiều giải pháp quản lý đơn hàng, vận chuyển và kho bãi để tự động hóa hoạt động logistics.
4. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống TMS
Việc ứng dụng hệ thống TMS mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp:
- Tối ưu hóa quy trình vận tải: TMS giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình vận tải, từ lập kế hoạch, điều phối đến theo dõi và thanh toán, giảm thiểu các công việc thủ công, sai sót và tăng năng suất làm việc (Phaata).
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển: TMS giúp doanh nghiệp tìm kiếm các giải pháp vận tải tối ưu, đàm phán giá cước tốt hơn với các nhà vận chuyển và giảm thiểu các chi phí phát sinh (Phaata, Smartlog).
- Cải thiện khả năng hiển thị và theo dõi: Doanh nghiệp có thể theo dõi lô hàng và đội xe của mình theo thời gian thực, giúp quản lý rủi ro và ứng phó kịp thời với các vấn đề phát sinh.
- Nâng cao hiệu quả quản lý: TMS cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý tất cả các hoạt động vận tải, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Việc giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn và cung cấp thông tin vận chuyển kịp thời giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Viettel Post cũng liệt kê những lợi ích quan trọng khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý vận tải.
5. Các phần mềm TMS phổ biến tại Việt Nam
Tại Việt Nam, có nhiều nhà cung cấp phần mềm TMS với các tính năng và mức giá khác nhau. Một số phần mềm TMS phổ biến bao gồm:
- FMS của Viettel Post
- Abivin vRoute
- Logivan
- 9Logic TMS
- KiotViet Vận Chuyển
- Smartlog
(Đây chỉ là một số ví dụ, thị trường phần mềm TMS tại Việt Nam rất đa dạng và liên tục phát triển).
Kết luận
Hệ thống quản lý vận tải (TMS) là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động vận tải, từ đó tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và cải thiện dịch vụ khách hàng. Việc lựa chọn và triển khai một hệ thống TMS phù hợp sẽ là một bước quan trọng trên con đường phát triển và thành công của doanh nghiệp trong ngành logistics đầy cạnh tranh hiện nay.
