Chào bạn, chi phí logistics là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Việc hiểu rõ cách tính toán các khoản chi phí này và những yếu tố nào tác động đến chúng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn, đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt và tối ưu hóa lợi nhuận. Bài viết này sẽ “bóc tách” các khoản chi phí logistics và đi sâu vào phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến chúng.
1. Các khoản chi phí cơ bản trong logistics
Chi phí logistics bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm ngành nghề, quy mô hoạt động và phạm vi chuỗi cung ứng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số khoản chi phí cơ bản mà hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối mặt:
a. Chi phí vận chuyển (Transportation Costs)
Đây là một trong những khoản chi phí lớn nhất trong logistics, bao gồm:
- Chi phí nhiên liệu: Xăng, dầu, điện… cho các phương tiện vận tải.
- Chi phí bảo trì và sửa chữa phương tiện: Chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa khi xe gặp sự cố.
- Phí cầu đường, phí bến bãi: Các khoản phí phải trả khi sử dụng hạ tầng giao thông.
- Lương và các chi phí liên quan đến nhân viên lái xe và giao nhận.
- Chi phí thuê ngoài dịch vụ vận chuyển (nếu có).
b. Chi phí kho bãi (Warehousing Costs)
Chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng hóa trong kho, bao gồm:
- Chi phí thuê hoặc khấu hao kho bãi.
- Chi phí điện, nước, chiếu sáng, sưởi ấm/làm mát kho.
- Lương và các chi phí liên quan đến nhân viên quản lý và vận hành kho.
- Chi phí bảo hiểm hàng hóa trong kho.
- Chi phí quản lý hàng tồn kho (bao gồm cả chi phí hao hụt, lỗi thời).
c. Chi phí quản lý đơn hàng (Order Processing Costs)
Chi phí liên quan đến việc xử lý đơn hàng từ khi nhận được yêu cầu của khách hàng đến khi hàng hóa được xuất kho, bao gồm:
- Chi phí nhập liệu và xử lý thông tin đơn hàng.
- Chi phí chuẩn bị và đóng gói hàng hóa.
- Chi phí in ấn các chứng từ liên quan (hóa đơn, phiếu xuất kho…).
- Lương và các chi phí liên quan đến nhân viên xử lý đơn hàng.
d. Chi phí công nghệ thông tin (IT Costs)
Chi phí đầu tư và duy trì các hệ thống phần mềm và công nghệ thông tin hỗ trợ hoạt động logistics, bao gồm:
- Chi phí mua hoặc thuê phần mềm quản lý kho (WMS), phần mềm quản lý vận tải (TMS), phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM)…
- Chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống.
- Chi phí đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống.
e. Chi phí khác
Ngoài các khoản chi phí chính trên, còn có một số chi phí khác liên quan đến logistics như:
- Chi phí bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Chi phí thủ tục hải quan và các loại thuế phí liên quan đến xuất nhập khẩu.
- Chi phí quản lý các hoạt động logistics ngược (hàng trả lại, thu hồi…).
- Chi phí quản lý rủi ro và các chi phí phát sinh do sự cố.
2. Cách tính chi phí logistics (phương pháp cơ bản)
Việc tính toán chi phí logistics có thể được thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào mục đích phân tích và mức độ chi tiết mà doanh nghiệp mong muốn. Một phương pháp cơ bản để tính tổng chi phí logistics là cộng tất cả các khoản chi phí đã liệt kê ở trên lại với nhau trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: tháng, quý, năm).
Công thức cơ bản:
Tổng chi phí logistics = Chi phí vận chuyển + Chi phí kho bãi + Chi phí quản lý đơn hàng + Chi phí công nghệ thông tin + Các chi phí khác
Để có cái nhìn chi tiết hơn, doanh nghiệp có thể phân tích từng khoản chi phí thành các yếu tố nhỏ hơn. Ví dụ, chi phí vận chuyển có thể được tính dựa trên số lượng hàng hóa, quãng đường vận chuyển, phương thức vận tải và giá cước của nhà cung cấp dịch vụ.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics
Chi phí logistics chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp:
a. Yếu tố bên trong doanh nghiệp
- Loại hình và đặc điểm hàng hóa: Hàng hóa có kích thước lớn, trọng lượng nặng, dễ vỡ, hoặc yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt thường có chi phí logistics cao hơn.
- Quy mô hoạt động và số lượng đơn hàng: Doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn và số lượng đơn hàng nhiều thường có thể tận dụng được lợi thế kinh tế theo quy mô để giảm chi phí logistics trên mỗi đơn vị sản phẩm.
- Mạng lưới cung ứng: Độ phức tạp của mạng lưới cung ứng (số lượng nhà cung cấp, địa điểm sản xuất, kênh phân phối…) có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển và quản lý.
- Hiệu quả quản lý kho bãi: Việc quản lý kho bãi hiệu quả giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu hao hụt và chi phí vận hành.
- Ứng dụng công nghệ: Việc ứng dụng các hệ thống phần mềm và công nghệ hiện đại có thể giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả hoạt động, từ đó giảm chi phí logistics.
- Chiến lược lựa chọn đối tác logistics: Việc lựa chọn các đối tác vận chuyển, kho bãi uy tín với giá cả cạnh tranh có tác động lớn đến chi phí logistics.
b. Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
- Vị trí địa lý và khoảng cách vận chuyển: Khoảng cách giữa các điểm trong chuỗi cung ứng (nhà cung cấp, nhà máy, kho, khách hàng) có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển.
- Hạ tầng giao thông: Chất lượng và sự phát triển của hạ tầng giao thông (đường bộ, đường sắt, đường biển, đường hàng không) ảnh hưởng đến thời gian và chi phí vận chuyển.
- Giá nhiên liệu: Biến động giá nhiên liệu có tác động trực tiếp đến chi phí vận tải.
- Phí và lệ phí của nhà nước: Các khoản phí cầu đường, phí bến bãi, thuế và các loại phí khác do nhà nước quy định.
- Tình hình thị trường và cạnh tranh: Mức độ cạnh tranh trong ngành logistics có thể ảnh hưởng đến giá cước dịch vụ.
- Các yếu tố kinh tế vĩ mô: Lạm phát, tỷ giá hối đoái cũng có thể tác động đến chi phí logistics quốc tế.
- Các quy định pháp luật: Các quy định về vận tải, kho bãi, an toàn hàng hóa có thể làm tăng chi phí nếu doanh nghiệp không tuân thủ.
4. Tầm quan trọng của việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí logistics
Việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí logistics mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Nâng cao lợi nhuận: Giảm chi phí logistics trực tiếp làm tăng lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng của doanh nghiệp.
- Tăng cường khả năng cạnh tranh: Chi phí logistics thấp hơn cho phép doanh nghiệp đưa ra mức giá cạnh tranh hơn trên thị trường.
- Cải thiện hiệu quả hoạt động: Việc quản lý chi phí chặt chẽ thường đi kèm với việc tối ưu hóa các quy trình logistics, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
- Tạo nguồn lực để đầu tư phát triển: Tiết kiệm chi phí logistics có thể giải phóng nguồn lực tài chính để doanh nghiệp đầu tư vào các hoạt động phát triển khác.
Kết luận
Hiểu rõ cách tính toán chi phí logistics và các yếu tố ảnh hưởng là bước quan trọng đầu tiên để doanh nghiệp có thể quản lý và tối ưu hóa chi phí này một cách hiệu quả. Bằng cách theo dõi sát sao các khoản chi phí, phân tích các yếu tố tác động và áp dụng các biện pháp tối ưu hóa phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu gánh nặng chi phí logistics, nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
